Resume Pertemuan II Panitia

 RESUME PERTEMUAN II, SABTU 20 AGUSTUS 2011

1. Waktu Pertemuan dan Kehadiran Peserta

Pertemuan diadakan di Masjid Al-Amin pada 20 Agustus 2011, dibuka oleh Koordinator Umum, Bp. H. Masduqi Ikhsan mulai Pk. 21.40. Pertemuan dipimpin oleh Bp. Anwar Yudiono (Koorinator Lapangan)  hingga sekitar Pk. 23.30 WIB. Pertemuan dihadiri 25 orang Peserta yang mewakili 5 DKM. Satu DKM tidak mengirim perwakilannya yaitu DKM Al-Fatah.

Anwar Yudiono, Koord. Lapangan

2. Materi yang Dibahas

Pembahasan diarahkan langsung ke pemantaban persiapan masing-masing divisi untuk pelaksanaan persiapan hingga hari H Idul Fitri 1432 H. Berikut inti hasil pertemuan tersebut:

2.a. Divisi Persiapan Lapangan

Koordinator ditetapkan: Bp. Miskar Junaidi (Mushola Nur-Rahman)

Pada pokoknya, semua panitia bergerak bersama-sama untuk mempersiapkan lapangan tempat shalat Ied. Setiap anggota divisi ini membawa perlengkapan masing-masing berupa: (1) sapu lidi, (2) kuas dengan lebar 5 cm, (3) wadah cat. Sedangkan cat-nya disiapkan oleh Bp. Misbah Rosyadi (Masjid Al-Muttaqin). Pembuatan garis-garis shaf akan dilaksanakan pada Sabtu malam Minggu, ba’da shalat Tarawih yang dimulai di daerah sekitar Gapura atau kios-kios  timur atau Mushola Baitul Jamaah dan berlanjut seterusnya di jalan utama hingga ke Posko RW.03. Teknis pelaksanaan: akan dicat sebagian-sebagian jalan agar tidak rusak terlindas kendaraan yang lalu lalang.

Adapun barang keperluan lain yang dipersiapkan secara komulatif adalah: tali rafia, kompas penunjuk arah kiblat,  kompresor (untuk cat semprot), dan triplek untuk pencetak garis cat semprot.

2.b. Divisi Persiapan Mimbar dan Panggung

Koordinator ditetapkan: Bp. Misbah Rosyadi (Masjid Al-Muttaqin)

Disepakati, mimbar khutbah dan panggungnya akan disewa dari pihak eksternal. Saat itu Bp. H. Syarnubi langsung menghubungi  pemilik sewaan dan diperoleh harga Rp. 500.000,- (lima-ratus-ribu rupiah). Karena pegawainya akan mudik, mereka akan memasang tenda dan panggung tersebut pada H-2 hingga H+2. Dekorasi panggung akan dilaksanakan oleh panitia, melibatkan pedangan tanaman, panitia, dan warga. Podium akan disediakan oleh DKM Masjid Al-Muttaqin dan cadangannya oleh DKM  Mushola Baitun Nur. Posisi panggung di dekat Gapura/ Mushola Baitul Jamaah, dan mengarah ke selatan.

2.c. Divisi Keamanan dan Parkir

Koordinator ditetapkan: Bp. Suryadi (Masjid Al-Amin)

Lokasi parkir utama untuk jamaah berada di sepanjang jalan mulai samping Posko RW.03 terus melingkar di wilayah sisi barat RT. 02/03. Sedangkan lokasi parkir untuk para tamu undangan di ruko sisi timur, luar gerbang Mutiara Depok . Koordinator ditugaskan untuk membuat tanda (kartu) parkir, dan rambu-rambunya.

Herman Basiman Sutan Mudo & H. Masduqi Ikhsan

Pada hari H Idul Fitri, pintu keluar-masuk perumahan di Gapura akan ditutup mulai Pk, 05.00 hingga selesai shalat Idul Fitri (sekitar Pk. 08.00). Karena dikhawatirkan akan terjadi kerawanan keamanan (karena seluruh kegiatan terpusat di sekitar Gapura), maka diminta satuan pengaman (Satpam) berpatroli. Satpam RW.02 di wilayah RW.02, dan Satpam RW.03 berpatroli di wilayah RW.03 + Perumahan Andhika Graha Citra (AGC).

2.d. Divisi Humas, Publikasi dan Dokumentasi

Koordinator ditetapkan: Bp. Dradjat (Mushola Baitul Jamaah)

Spanduk internal (untuk lingkungan dalam PSP sebanyak 3 buah) akan segera dicetak oleh Bp. Bambang Wahyudi (Mushola Nur-Rahman) setelah desain diterima dari Bp. M. Saptono (Mushola Baitun-Nur), sedangkan untuk eksternal (untuk lingkungan luar PSP sebanyak 5 buah + 1 baliho) akan dikerjakan oleh Bp. M. Saptono. Diusahakan seluruh spanduk sudah terpasang pada H-7.

Pencetakan brosur sudah dilakukan oleh Bp. Dradjat (Mushola Baitul Jamaah), dan sudah disebar ke seluruh rumah di wilayah PSP (RW.02, RW.03, dan Perumahan AGC). Pemberitahuan secara tertulis sudah dilakukan oleh Sekretaris melalui RT/ RW. Persiapan lain berupa video camera dan digital camera akan disiapkan oleh staf divisi yang bersangkutan (Bp. Muttaqien dan Bp. H. Heri Susilo).

2.e. Divisi Malam Takbir

Koordinator ditetapkan: Ust. Furqon (Masjid Al-Amin)

Kegiatan takbiran dilakukan di dua kegiatan, yaitu di mimbar/ panggung (statis), dan takbir keliling (dinamis). Keseluruhan kegiatan tersebut dilaksanakan setelah shalat Isya dan harus sudah berakhir pada Pk. 23.00 WIB. Pada kegiatan takbir keliling, utamanya dilakukan oleh para remaja masjid/ mushola yang akan dikomandoi olah Bp. Helmy (Mushola Baitun-Nur) dan Bp. H. Syarnubi (Mushola Nur-Rahman) dan berkoordinasi dengan DKM Masjid Al-Muttaqin yang juga akan melaksanakan takbir keliling di perumahan Pondok Sukmajaya Permai.

Perlengkapan takbir, seperti mobil bak terbuka, bedug, maupun sound system akan dikoordinasikan dengan divisi terkait.

2.f. Divisi Sound System (Penata Suara)

Koordinator ditetapkan: Bp. H. Heri Susilo (Mushola Nur-Rahman)

Terjadi penambahan susunan panitia di divisi ini yaitu dengan masuknya Bp. H. Heri Susilo dan Bp. Maulana (keduanya dari Mushola Nur-Rahman). Sound system akan disewa dari kalangan profesional dan akan dipersiapkan dengan kekuatan 6.000 hingga 10.000 watt dengan fasilitas 8 sampai 10

Sebagian panitia yang hadir

pengeras suara yang dipasang mulai dari mimbar/ panggung hingga Posko RW.03 serta beberapa  wireless microphone-nya. Harga sewa sebesar Rp. 2.500.000,- (dua-juta-lima-ratus-ribu rupiah). Down Payment (DP) akan diberikan pada Senin 22 Agustus 2011 sebesar sekitar Rp. 1 hingg 1,5 juta rupiah.

Divisi ini juga akan membantu sound system setting ke mobil pada kegiatan takbir keliling. Check sound untuk kinerja sound system akan dilaksanakan pada Senin, 29 Agustus 2011 setelah sholat Dzuhur, sehingga instalasi sound system harus sudah selesai dilakukan sebelum shalat Dzuhur.  Keamanan peralatan sound system hingga hari H Idul Fitri diserahkan ke Satpam, Panitia, dan warga pada umumnya.

2.g. Divisi Bilal:

Koordinator ditetapkan: Ust. Furqon

Pada hari H, mulai ba’da Subuh sudah mengumandangkan takbir, tasbih, tahmid hingga menjelang shalat Ied dilaksanakan.

2.h. Divisi Penerima Tamu

Koordinator Bersama ditetapkan: Bp. Siswanto Imam P. (Masjid Al-Amin) dan Bp. M. Saptono (Mushola Baitun-Nur).

Sebagian peserta pertemuan II

Seluruh Ketua DKM harus menjadi anggota Penerima Tamu plus Bp. Herman Basiman Sutan Mudo (Penasihat). Untuk tamu-tamu khusus, tempat shalatnya harus disiapkan.

3. Catatan-catatan Tambahan

3.a. Master of Ceremony (MC/ Pembawa Acara), ditetapkan Bp. Jujun S. dan diminta untuk segera menyusun acara, mulai dari menjelang shalat Ied hingga acara kunjungan ke Masjid  Al-Amin. Termasuk di dalamnya imbauan kepada para jamaah untuk menjaga kebersihan lingkungan;

3.b. Koordinator Kebersihan: DKM Mushola Baitul Jamaah;

3.c. DKM Mushola Baitul Jamaah juga menyiapkan 20 kantong untuk menampung infaq dari para jamaah dan akan diserahkan sebagai barang inventaris Masjid Al-Amin. Teknis pengumpulan infaq dari para jamaah oleh para remaja dipersilakan kepada Bp. Yahya.

3.d. Transit (ruang tunggu) bagi para tamu undangan dan Khotib di Mushola Baitul Jamaah;

3.e. Pembuatan Tanda Panitia dipersilakan dilakukan oleh Bp. Yahya, mulai dari yang sederhana (berupa pita merah-putih), hingga penggunaan (kalung) name pack. Hal ini bisa pula dikonsultasikan ke Bp. M. Saptono agar didesain dan dicetaknya;

3.f.  Sekretaris diminta menyiapkan surat-surat:

(1). Surat Pemberitahuan ke Kapolres;

(2). Surat Pemberitahuan ke Kapolsek;

(3). Surat Peminjaman mobile genset ke Alfamart dan Indomaret;

(4). Surat Pemberitahuan ke PT. PLN;

(5). Surat Pemberitahuan dan Maklumat ke ke warga non Muslim sekitar;

3.g. Untuk mengantisipasi pengeluaran biaya yang cukup besar, para DKM Mushola yang hadir (Baitul Jamaah, Nur-Rahman, dan Baitun-Nur) sepakat masing-masing memberi sumbangan dana sebesar Rp. 500.000,- (lima-ratus-ribu rupiah) kepada DKM Masjid Al-Amin, khusus dipergunakan untuk pelaksanaan kegiatan shalat Idul Fitri 1432 H. ini.

3.h. Untuk koordinasi seluruh kegiatan lapangan, dipersilakan menghubungi Bp. Anwar Yudiono (Ka. DKM Baitul Jamaah) di Mushola Baitul Jamaah, khususnya setelah shalat Tarawih.

3.i.  Pertemuan ini ditutup oleh Bp. H. Masduqi Ikhsan dengan ucapan terima kasih atas usaha keras dan partisipasi dari seluruh panitia, dengan harapan semoga kegiatan shalat Idul Fitri 1432 H. nanti dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.